Falta de flujo, alta carga fiscal, acceso complicado a financiamiento con tasas inalcanzables, cambios de paradigma en el nicho de mercado, falta de innovación en el desarrollo de productos, incrementos en materia primas, pobre desarrollo de la marca para atraer prospectos, poca fidelidad de los clientes por falta de seguimiento o atención.
Todos estos factores y un largo etcétera son muy conocidos por los CEO, COO, CFO, CIO, PMO de las organizaciones grandes, medianas y pequeñas, como los principales riesgos a enfrentar para lograr el éxito del negocio, que mal manejados pudieran llevar incluso a la quiebra.
Sin embargo, hay un elemento fundamental en cualquier empresa que debe cuidarse para que vaya en sintonía con la “dirección del barco”; éste elemento es el Back Office.
Un Back Office que no esté en sintonía, se puede convertir en un lastre que diezma el desempeño organizacional, lo cual es peligroso en un entorno que es cada vez más competitivo. Además, entorpece la generación de cambios, que en un mundo que demanda alta flexibilidad, debido al punto de inflexión que estamos viviendo, también resulta peligroso.
Las organizaciones que logran dominar los elementos que conforman el Back Office cuentan con una plataforma de lanzamiento que permite fortalecer negocios actuales, generar nuevos, crecer capacidad, reducir capacidad, e incluso reinventarse. Las que no lo logran, están en riesgo de sucumbir silenciosamente porque tienen un menor rendimiento que su competencia y porque son menos flexibles a los cambios.
Pero ¿qué es el Back Office y como dominarlo?
El back office es el conjunto de actividades que soportan al negocio pero que no están directamente en la cadena de valor (ej. Contabilidad, recursos humanos, mantenimiento, soporte técnico) y están conformado por personas, procesos, plataformas y contratos de apuntalamiento. ¿Cómo dominarlo?:
Gente
Contar con las personas adecuadas, lo cual significa que deben estar en sintonía con la dinámica y cultura organizacional para que puedan apuntalar la cadena de valor.
Procesos
Procesos precisos y claros, pero no los que se plasman en papel, sino los que realmente ejecutan las personas.
Plataformas
automatizar la mayor cantidad de instrucciones de trabajo, tareas, procedimientos y procesos.
Outsourcing
Hay una expresión que dice “zapatero a tus zapatos”, es por ello que se debe contar proveedores de confianza que lleven cabo de forma más eficiente procesos y/o servicios específicos con mejor balance valor/costo que si fueran desarrollados internamente..
Esto te hace eficiente, lo que te hace flexible es la perfecta sintonía entre gente, proceso y plataforma, es decir, el proceso real es el mismo y toda la gente lo ejecuta igual y está montado en una plataforma que permite fluir este proceso. Además, esta plataforma permite que la gente ajuste y mejore estos procesos de forma dinámica para corregir deficiencias y optimizar continuamente lo que ya funciona adecuadamente.
Ahora te pregunto, ¿Qué nivel de influencia crees que tiene el back office en los factores mencionados al principio de este articulo?
Autor: Ildelgardo Sosa